Privacy Policy for Members (Individuals and Institutes)

The Czech language version of the privacy policy is to be found below

EASC e. V. attaches great importance to the protection and security of personal data. Below we inform you about which data we collect and how we process it.

The processing of personal data takes place based on the General Data Protection Regulation (GDPR), in particular pursuant to Art. 6 GDPR.

a) Membership and Contribution Management
For the purpose of managing memberships and contributions, we process the following data:

Individuals

Name
First name
Address
Telephone
E-mail address
Bank details
Certifications

Institutes

Institute name
Address
Telephone
E-mail address
Website address

The legal basis for this is membership in the association (Art. 6 (1) sentence 1 lit. b GDPR) as well as legal obligations to which the association is subject (Art. 6 (1) sentence 1 lit. c GDPR).

EASC e. V. offers two payment options for membership fees: SEPA direct debit or payment by invoice. If the SEPA mandate is chosen, bank account details must be provided. These data are transmitted exclusively in encrypted form to the bank.

The use of the SEPA mandate is voluntary and can be revoked at any time.

b) Information Purposes
For the purpose of informing about association activities, we process the e-mail address and contact details (name, address, e-mail, telephone) of the members.

The legal basis is Art. 6 (1) sentence 1 lit. f GDPR. The legitimate interest lies in informing members simply and efficiently about general association activities, events, and offers, as well as in organizing the membership.

c) Member and Institute Directory on the Association Website
For quality assurance and transparency, the following data are published on the association’s website:

Individuals:

Name
First name

Function (function corresponds to professional designation)

Institutes:

Institute name
Address
Website address
E-mail address

The legal basis is Art. 6 (1) sentence 1 lit. f GDPR. The legitimate interest lies in the transparent presentation of quality standards, admission criteria, and ethical guidelines. Publication enables potential clients to easily verify memberships and qualifications or to transparently communicate this information.

With prior consent, members and institutes may publish additional data for external presentation. The legal basis for this is Art. 6 (1) sentence 1 lit. a GDPR.

2. Controller for Data Processing

European Association for Supervision and Coaching e. V.
Waldstraße 32
10551 Berlin
office@easc-online.eu
+49 176 55750911

A data protection officer is not legally required.

3. Recipients of the Data

Data are passed on to third parties if this is necessary for the fulfillment of membership in the association or if legal obligations or authorizations exist. Typical recipients are:

Service providers for hosting, IT operation, maintenance, and support
Communication services
Disposal companies
Postal and delivery services
House bank
Tax consultants/auditors

Lawyers

a) Membership Management
For membership management and invoicing we use the administration software SEWOBE, operated by:

SEWOBE AG
Werner-Haas-Straße 8
86153 Augsburg
A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded.

b) Member Directory on the Website
The website is hosted by:

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Straße 4–6
32339 Espelkamp
A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded.

c) Website Hosting
The website is hosted by:

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded.

d) IT Maintenance and Support
For maintenance and support of the website, we use the services of:

Netzleuchten GmbH
Beselerallee 57
24105 Kiel
A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded.

e) External Tools / Bots
For website protection we use the solution provided by:

Friendly Captcha GmbH
Am Anger 3–5
82237 Wörthsee
A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded.

4. Duration of Data Storage

Data for membership management: deleted 2 years after termination of membership
Data for contribution management: deleted no later than 10 years in accordance with statutory requirements
Data with expired processing purpose or missing legal basis: deleted without delay
Revoked consents: deleted without delay, without affecting the lawfulness of processing up to that point
Data on the website: deleted no later than 4 weeks after the termination dates (June 30 or December 31)

5. Data Security

We implement technical and organizational measures to ensure an appropriate level of security and to protect your data from unauthorized access, loss, alteration, or disclosure – in accordance with applicable legal requirements.

6. Data Protection Rights / Right of Withdrawal

Data subjects have the right of access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR), or restriction of processing (Art. 18 GDPR), the right to object to processing (Art. 21 GDPR), as well as the right to data portability (Art. 20 GDPR).

Association members have the right to revoke their data protection consent at any time. Members also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.

7. Automated Decision-Making / Profiling

No automated decision-making or profiling takes place.

Status: August 1, 2025

_________________________________________________________________

Zásady ochrany osobních údajů pro členy (fyzické osoby a instituce)

Společnost EASC e. V. klade velký důraz na ochranu a bezpečnost osobních údajů.

V následujícím textu vás budeme informovat o tom, jaké údaje shromažďujeme a jak je zpracováváme.

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), zejména v souladu s čl. 6 GDPR.

a) Správa členství a příspěvků

Pro účely správy členů a příspěvků zpracováváme následující údaje:

Fyzické osoby:

Příjmení

Jméno
Adresa
Telefon
E-mailová adresa
Bankovní údaje
Certifikace

Instituce:

Název ústavu
Adresa
Telefon
E-mailová adresa
Internetová adresa

Právním základem je členství ve sdružení (čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. b GDPR) a právní povinnosti, kterým sdružení podléhá (čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. c GDPR).

EASC e. V. nabízí dvě možnosti platby členských příspěvků: přímé inkaso SEPA nebo platbu na fakturu.

Pokud je vybrán mandát SEPA, je třeba uvést údaje o účtu. Tyto údaje jsou bance předávány pouze v zašifrované podobě.

Využití mandátu SEPA je dobrovolné a lze jej kdykoli odvolat.

b) Informační účely

Zpracováváme e-mailovou adresu a kontaktní údaje členů (jméno, adresa, e-mail, telefon), abychom je mohli informovat o činnosti organizace.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. f GDPR.

Oprávněným zájmem je jednoduše a efektivně informovat členy o obecných aktivitách, akcích a nabídkách sdružení a organizovat členství.

c) Adresář členů a institucí na internetových stránkách sdružení

Pro účely zajištění kvality a transparentnosti jsou zveřejněny následující údaje:

Fyzické osoby:

Příjmení
Jméno
Funkce (odpovídá profesnímu titulu)

Instituce:

Název instituce
Adresa
Internetová adresa
E-mailová adresa

Právním základem je čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. f GDPR. Oprávněný zájem spočívá v transparentní prezentaci standardů kvality, kritérií pro přijetí a etických zásad. Zveřejnění umožňuje potenciálním klientům snadno ověřit členství a kvalifikaci a transparentně sdělit příslušné informace.

Členové a instituce mohou s předchozím souhlasem zveřejnit další údaje pro externí prezentaci.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. a GDPR.

2. Osoba odpovědná za zpracování údajů

European Association for Supervision and Coaching e. V.
Waldstraße 32
10551 Berlin
office@easc-online.eu
+49 176 55750911

Pověřenec pro ochranu osobních údajů není ze zákona vyžadován.

3. Příjemce údajů

Údaje budou předány třetím stranám, pokud je to nezbytné pro plnění členství ve sdružení nebo pokud existují zákonné povinnosti nebo oprávnění.

Typickými příjemci jsou:
Poskytovatel služeb hostingu, provozu IT, údržby a podpory
Komunikační služby
Společnosti zabývající se likvidací odpadů
Poštovní a doručovací služby
Domácí banka
Daňový poradce / auditor
Právníci

a) Správa členství

Pro správu a účtování členů používáme software SEWOBE, který provozuje:

SEWOBE AG
Werner-Haas-Straße 8
86153 Augsburg